Przecięcie wstęgi zajmuje kilka minut. Całe wydarzenie związane z otwarciem nowego salonu, hali produkcyjnej czy siedziby może jednak trwać kilka godzin i obejmować prezentację dla mediów, spotkanie z klientami, zwiedzanie obiektu, catering oraz część networkingową.

Najczęstszy problem pojawia się wtedy, gdy organizator koncentruje się na głównym momencie programu, a zaplecze dla uczestników jest planowane dopiero później.

Tymczasem gość ocenia wydarzenie od momentu wejścia na teren, a nie od rozpoczęcia części oficjalnej.

Pierwsze dziesięć metrów ustawia całe wydarzenie

Przy wejściu uczestnik powinien od razu wiedzieć:

  • gdzie się zgłosić,
  • gdzie zostawić okrycie, jeśli jest taka potrzeba,
  • gdzie rozpoczyna się program,
  • gdzie znajduje się strefa dla mediów lub partnerów,
  • w którą stronę powinien udać się później.

Przy większej liczbie zaproszonych osób prowizoryczny stolik ustawiony przy drzwiach szybko przestaje wystarczać.

Recepcja potrzebuje miejsca na listę gości, identyfikatory, materiały i pracę kilku osób. Jednocześnie nie może blokować głównego wejścia.

Część oficjalna nie zawsze powinna odbywać się wewnątrz

Nowo otwierany obiekt może jeszcze nie mieć gotowej sali konferencyjnej. W salonie samochodowym priorytetem jest ekspozycja. W hali produkcyjnej duża przestrzeń istnieje, ale niekoniecznie może zostać wykorzystana przez gości.

Dlatego część wydarzenia bywa organizowana przed budynkiem.

W takich realizacjach hale namiotowe mogą stworzyć tymczasową strefę dla gości, cateringu albo prezentacji bez konieczności ingerowania w podstawową funkcję obiektu.

Przed wyborem rozwiązania trzeba jednak ustalić rodzaj nawierzchni, wielkość dostępnego terenu, sposób dojazdu oraz docelowy układ wnętrza.

Media mają inne potrzeby niż pozostali uczestnicy

Jeżeli na otwarciu pojawiają się dziennikarze, fotografowie lub ekipy wideo, warto zaplanować dla nich odpowiednie miejsce.

Nie musi to być osobne pomieszczenie. Liczy się przede wszystkim możliwość swobodnej pracy.

Przydatne mogą być:

  • stolik lub stanowisko na sprzęt,
  • dostęp do zasilania,
  • odpowiednio przygotowane tło do rozmów,
  • przestrzeń umożliwiająca ustawienie kamery,
  • punkt kontaktowy z organizatorem.

Fotograf powinien też mieć możliwość wykonania zdjęcia głównego momentu bez stania pomiędzy uczestnikami.

Catering powinien być dostępny, ale nie dominować wejścia

Ustawienie cateringu tuż przy wejściu jest kuszące: dostawca ma blisko, a uczestnicy od razu widzą poczęstunek.

Problem pojawia się wtedy, gdy grupa zatrzymuje się w tym miejscu i blokuje ruch kolejnych osób.

Lepszym rozwiązaniem jest przesunięcie strefy gastronomicznej głębiej albo na bok od głównej trasy uczestników.

Jeżeli wydarzenie obejmuje również zwiedzanie obiektu, catering dobrze umieścić w miejscu, do którego goście trafiają po zakończeniu części oficjalnej. W ten sposób przestrzeń sama wspiera scenariusz wydarzenia.

Strefa networkingowa nie powinna wyglądać jak poczekalnia

Po zakończeniu prezentacji uczestnicy zwykle nie chcą siedzieć przez kolejną godzinę w ustawieniu konferencyjnym.

Warto wtedy zmienić charakter przestrzeni.

Zamiast samych rzędów krzeseł można wykorzystać:

  • stoliki koktajlowe,
  • pojedyncze stoły,
  • sofy i fotele,
  • mniejsze grupy mebli.

Takie ustawienie naturalnie zachęca do rozmów w kilkuosobowych grupach.

Dobór wyposażenia powinien przy tym wynikać z charakteru marki. Otwarcie nowego zakładu przemysłowego może mieć zupełnie inną oprawę niż inauguracja salonu premium.

Zaplecze techniczne powinno zniknąć z pola widzenia

Skrzynie, kartony, zapasy cateringu, opakowania po elementach dekoracyjnych czy rzeczy personelu muszą znaleźć się gdzieś podczas wydarzenia.

Jeżeli nie zaplanuje się tego miejsca wcześniej, pojawią się za recepcją, przy ścianie sali albo obok stanowiska gastronomicznego.

Dlatego w planie należy od początku uwzględnić małą strefę techniczną dostępną wyłącznie dla obsługi.

Nie jest reprezentacyjna, ale często decyduje o tym, czy reprezentacyjnie wygląda cała reszta przestrzeni.

Otwarcie obiektu jest jednorazowe

Konferencję można powtórzyć za rok. Pierwsze otwarcie nowej siedziby odbywa się tylko raz.

Nie oznacza to konieczności budowania najbardziej rozbudowanego eventu. Znacznie ważniejsze jest dopracowanie kilku punktów, które widzi każdy uczestnik:

wejścia, części oficjalnej, miejsca do rozmów, cateringu i komunikacji na terenie.

Jeżeli te elementy są spójne, nawet relatywnie prosta realizacja może dobrze spełnić funkcję wydarzenia biznesowego.

Artykuł sponsorowany